弊社でコンサルティングをする時、議事録をクライアントさんの社員さんに作っていただくことが多々あります。(特に若手社員さん)

その目的は以下の4つ。



1.相手の話の「要点」を掴む訓練になる

数時間に及ぶ会議の内容をすべて覚えることはできません。
メモを取ることに夢中になってしまっていては話を聞けないので、すべてメモすることもできません。
必然的に、話の要点を掴む習慣が身に付くようになります。



2.話し手の「意図」を感じる訓練になる

話し相手が理路整然と話すことは稀。
あっちに行ったりこっちに来たり、少し前とは全然違うことを言っていたり、本題とズレて雑談になったかと思えば、急に本題に戻ったり。
それらをそのまま書き留めていては、議事録の意味を成しません。
話し手が本来何を伝えたかったのか?
なぜ今遠回りをしているのか?
どこの着地しようとしているのか?
相手の考えを先回りしながら耳を傾けないと、議事録自体がただの雑記になってしまいます。



3.雑多な話を「まとめる」訓練になる。

上記2つが「インプット」なら、ここからは「アウトプット」。
会議の後で議事録をまとめる際、会議の流れをただ時系列に並べるだけでなく、「議題」「問題点」「その原因」「解決方法」「次回までにやること」などのテーマに分けて、わかりやすく簡潔にまとめる作業が必須となります。



4.他人に「伝える」ことの訓練になる

そして最後は、その議事録を見た他の社員さんが全員同じように内容を把握できるよう、伝え方を工夫する訓練になります。特に大事なポイントには太字や赤字にしたり、決まったことについてマーカーを入れたり。自分だけが把握するのではなく、他人に伝えて、伝わる工夫をしない限り、真の議事録とは言えません。





これらの要素は、すべて「住宅の営業」や「設計時のヒアリングとプランニング」、そして「広報の情報発信」に必要なものとぴったり重なります。

話のまとまっていないお客さんが伝えたいことの根っこを抑え、その要点をまとめた上で、「つまりこういう家づくりがしたいんですね?」と提示してあげる。

この作業をしない限り、際限なく膨らむお客さんの希望をすべて叶えるプランニングをしないといけなくなります(それは現実的に不可能)。


また、工務店側が伝えたいことの要点を絞って、消費者に届ける情報発信(HPやチラシ、情報誌など)にも同じことが言えます。




昨日のコンサルティングの議事録をお願いしたのは、工務店さんの新人営業マン。

初回の議事録は時系列に話を並べていて何がポイントなのかが不明瞭だったのですが、2回目の議事録ではそれらがすっかり改善されて、めちゃくちゃ分かりやすい内容になっていました。(すごい!!!)

このスキルは必ず実際の住宅営業で役に立ちます。

新人営業マンさんのこれからの飛躍が本当に楽しみです。






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